Datenschutzhinweise für Zoom-Meetings

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Videokonferenzsystems Zoom

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen Zoom, um Online-Schulungen und Seminare in Liveübertragung (nachfolgend „Zoom-Meetings“) durchzuführen. Die Drogenhilfe Köln Projekt gGmbH hat mit Zoom (bzw. der Betreiberin Zoom Video Communications, Inc.) gemäß Art. 28 DS-GVO eine Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die in unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Zoom Meetings steht, ist die

Drogenhilfe Köln Projekt gGmbH
Victoriastr. 12
50668 Köln
02233/709259  

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@drogenhilfe.koeln

Herunterladen von Zoom

Etwaige Datenerhebungen-/verarbeitungen, die beim Besuch der Website von Zoom (https://www.zoom.us) und/oder dem Herunterladen des Konferenzsystems Zoom erfolgen, unterliegen der Verantwortung von Zoom. Es gelten die dortigen Datenschutzbestimmungen (https://zoom.us/de-de/privacy.html ).

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Zoom für unsere Zoom Meetings

Bei der Teilnahme an Zoom-Meetings werden verschiedene Daten des Nutzers durch uns verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt von der individuellen Einstellung des Nutzers ab. Um ein Benutzerprofil bei Zoom zu erstellen, ist die Angabe einer (dienstlichen) eMail-Adresse sowie des Vor- und Nachnamens und eines Passwortes erforderlich. Die Teilnahme an einem Zoom „Online-Meeting“ oder das Betreten eines „Meeting-Raum“ ist auch ohne vorherige Erstellung eines Benutzerprofils möglich. In diesem Fall muss ein Name angegeben werden. Abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalten, können folgende weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden: Diese werden nachfolgend aufgeführt, wobei Art und Umfang der Daten auch davon abhängen, welche Daten Sie im Rahmen der Nutzung von Zoom angeben (als optional gekennzeichnet).

a) Nutzer(innen)-Daten

Vorname, Nachname, eMail-Adresse, Passwort (im Falle der Registrierung über Benutzerprofil),  Telefon  (optional),  Profilbild (optional), Abteilung (optional)

b) Video-Audio und Textdaten

  1. Videodaten im Falle der Freigabe der Kamera Ihres Endgerätes.
  2.  Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben.
  3. Textdaten, sofern die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion genutzt wird.

c) Meeting-Daten

  1. Dauer des Zoom-Meetings, Beginn und Ende der eigenen Teilnahme
  2. Bezeichnung des Meetings
  3. IP-Adressen der bei der Teilnahme genutzten Endgeräte (nebst Kamera, Mikrofon) nebst Gerätetyp,

d) Ggf. nach Ankündigung durch uns Aufzeichnungen des Meetings

  1. 1mp4 aller Video- und Audioaufnahmen, geteilter Bildschirme, Audio-Protokolldatei
  2. Textdatei aller textlichen Eingaben des Nutzers
     

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist

  •  die Erfüllung eines Vertrages über die Teilnahme an unseren „Zoom-Meetings“, Art. 6 Abs. 1 lit b) DS-GVO
  • die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, Art. 6 Abs. 1 lit e)
  • DS-GVO
  •  Ihre gegebenenfalls erklärte Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO

Datenverarbeitung außerhalb der EU

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet daher auch in einem Drittland statt. 

Ihre Rechte

Ihnen stehen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

  • Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Von Ihnen erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Die Datenverarbeitung, die auf der widerrufenen Einwilligung beruht, darf dann für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden.
  • Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt insbesondere für die Zwecke der Datenverarbeitungen, die Kategorien der personenbezogenen Daten, ggf. die Kategorien von Empfängern, die Speicherdauer, ggf. die Herkunft Ihrer Daten sowie ggf. für das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Details.
  • Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
  • Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit deren Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen. Außerdem steht Ihnen dieses Recht zu, wenn wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Darüber hinaus haben Sie dieses Recht, wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingelegt haben.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format übermitteln. Alternativ können Sie die direkte Übermittlung der von Ihnen uns bereitgestellten personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, soweit dies möglich ist.
  • Widerspruchsrecht: Sie können Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten einlegen, sofern die Daten nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 Untersatz 1 lit e) oder f) der DS-GVO verarbeitet werden.
  • Beschwerderecht: Sie können sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, z.B. wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in unrechtmäßiger Weise verarbeiten. Die für uns zuständige Behörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Löschung von Daten

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung mehr besteht. Ein Erfordernis kann darin liegen, dass Daten noch für die Erfüllung vertraglicher Pflichten (inklusive Gewährleistungsansprüchen) oder die Abwehr entsprechender Ansprüche benötigt werden - soweit sie entsprechend aufbewahrungspflichtig sind - bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Kaufleute (6, 8 oder 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht. Dies gilt ausnahmsweise nicht, wenn wir aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (gemäß HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder wenn Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung eingewilligt haben.

Soweit Ihre Daten nicht gesetzlich aufbewahrungspflichtig sind, werden sie nach Ablauf der Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche von maximal 3 Jahren gelöscht.